Как организовать эффективный документооборот: советы по выбору подходящей системы управления документами и правила организации эффективного документооборота в компании

Система управления документами (сокращенно СУД) — важный для любой компании или организации инструмент, связанный c оптимизацией процессов создания и редактирования документов и контролем за их хранением и доступом.

Говоря проще, это программное обеспечение, позволяющее повысить эффективность работы с документацией. Конечно, СУД не может быть одинаково построена и в малых компаниях, и в крупных корпорациях. Как же сделать правильный выбор ПО?

Что поможет правильно выбрать СКУД

Прежде всего необходимо изучить различные системы управления документами, разобраться в их преимуществах и недостатках, оценить стоимость и сложность установки/настройки каждой из них.

Далее, независимо от масштаба компании и особенностей документооборота, необходимо:

•       разработать процедуру работы с документами, включая правила хранения, поиска и удаления;
•       разработать и утвердить единую систему документооборота, ввести правила оформления (шаблоны, бланки, подписи и т.д.);
•       установить порядок движения документов внутри компании (прием, регистрация, передача и т.п.);
•       определить сроки хранения документов и порядок их уничтожения;
•       определить ответственных за создание, хранение и обработку документов.

Эти нюансы помогут сориентироваться при выборе решения, оптимального для конкретной компании.

Алгоритм подготовки в внедрению СКУД

Если программное обеспечение выбрано и задачи определены, необходимо позаботиться о проведении тестирования системы (наличие такой возможности — большой плюс при выборе). Только так можно убедиться в работоспособности и удобстве использования СКУД.

Также предстоит обеспечить:

•       регулярную поддержку и обновление системы, чтобы она оставалась актуальной и эффективной;
•       обучение сотрудников работе со СКУД.

Впрочем, можно просто заказать профессиональные улсуги (например, здесь — https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/) — и всеми описанными выше действиями займутся профессионалы. Оплата их услуг, как правило, оправдана существенной экономией времени, безошибочностью выбора, быстрой и безупречной настройкой системы управления документами.