ukaca.ru
Система управления документами (сокращенно СУД) — важный для любой компании или организации инструмент, связанный c оптимизацией процессов создания и редактирования документов и контролем за их хранением и доступом.
Говоря проще, это программное обеспечение, позволяющее повысить эффективность работы с документацией. Конечно, СУД не может быть одинаково построена и в малых компаниях, и в крупных корпорациях. Как же сделать правильный выбор ПО?
Что поможет правильно выбрать СКУД
Прежде всего необходимо изучить различные системы управления документами, разобраться в их преимуществах и недостатках, оценить стоимость и сложность установки/настройки каждой из них.
Далее, независимо от масштаба компании и особенностей документооборота, необходимо:
- разработать процедуру работы с документами, включая правила хранения, поиска и удаления;
- разработать и утвердить единую систему документооборота, ввести правила оформления (шаблоны, бланки, подписи и т.д.);
- установить порядок движения документов внутри компании (прием, регистрация, передача и т.п.);
- определить сроки хранения документов и порядок их уничтожения;
- определить ответственных за создание, хранение и обработку документов.
Эти нюансы помогут сориентироваться при выборе решения, оптимального для конкретной компании.
Алгоритм подготовки в внедрению СКУД
Если программное обеспечение выбрано и задачи определены, необходимо позаботиться о проведении тестирования системы (наличие такой возможности — большой плюс при выборе). Только так можно убедиться в работоспособности и удобстве использования СКУД.
Также предстоит обеспечить:
- регулярную поддержку и обновление системы, чтобы она оставалась актуальной и эффективной;
- обучение сотрудников работе со СКУД.
Впрочем, можно просто заказать профессиональные улсуги (например, здесь — https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/) — и всеми описанными выше действиями займутся профессионалы. Оплата их услуг, как правило, оправдана существенной экономией времени, безошибочностью выбора, быстрой и безупречной настройкой системы управления документами.
