Делопроизводство в кадровой службе

Кадровое делопроизводство (или же КДП) — это деятельность, которая занимается контролем, постановкой и организацией работы с кадровыми документами. Как правило, к вопросам кадрового делопроизводства в компании относят процесс разработки, ведения документации, связанной с управлением персоналом, а также движением работников в компании (кадровым учетом), и учетом рабочего времени.

Цели и задачи кадрового делопроизводства

Основной целью кадрового делопроизводства считается налаживание эффективной, грамотно работающей системы работы с документами внутри кадровой службы. Основной задачей кадрового делопроизводства является закрепление верных трудовых отношений между работодателем и работниками компании.

Если в компании организовано грамотное и эффективное кадровое делопроизводство, то можно решить такие задачи как:

• оформление трудовых отношений согласно современному российскому законодательству;

• разработка и внедрение системы управления персоналом, отвечающей стратегическим целям руководства;

• создание и оформление регламента трудовых отношений между работодателем и работником;

• подготовка нужных организационно-правовых основ труда, как для работодателя, так и для работника;

• урегулирование трудовых конфликтов и споров.

Основополагающие направления кадрового делопроизводства

Функции кадрового делопроизводства касаются ведения и разработки кадровой документации. Данная документация отвечает за движение сотрудников, кадровый учет и управлением персоналом в компании. Кроме того, КДП также включает в себя вопросы учета рабочего времени сотрудников организации и оплаты их труда.

Следует иметь в виду, что деятельность по ведению кадрового делопроизводства в компании также включает в себя:

1. Подготовку необходимой документации для приема сотрудника на работу.

2. Оформление увольнения в соответствии с ТК РФ.

3. Подготовку локальных нормативных актов, постановлений и распоряжений.

4. Сдача периодической и текущей кадровой отчетности.

5. Создание необходимых инструкций, а также других документов в сфере охраны труда.

6. Общение с работниками по разъяснению различных кадровых вопросов.

Функции кадрового делопроизводства

Основной функцией кадрового делопроизводства в компании является фиксирование сведений о трудовой деятельности сотрудников: прием ИХ на работу, перевод и перемещение, учет рабочего времени (включая и переработки), увольнение, а также предоставлении отпусков по различным причинам.

Что входит в состав кадрового делопроизводства

На сегодняшний день нет законодательно установленных категорий кадровых документов, которые должны быть оформлены во всех компаниях без исключения. Однако есть перечень документации, которую проверяющие и инспекторы могут попросить показать.

Данный список обязательных кадровых документов включает в себя:

• трудовые договоры с работниками;

• личные карточки;

• трудовые книжки;

• уведомление работника о выборе формы трудовой книжки;

• штатное расписание;

• должностные инструкции;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• график отпусков сотрудников;

• положение о персональных данных;

• согласие работника на обработку персональных данных;

• положение об оплате труда в компании;

• табель учета рабочего времени;

• расчетные листки;

• кадровые приказы об увольнении.

Стоит отметить, что одной из составляющих грамотного и эффективного кадрового делопроизводства в компании является внедрение в работу кадровой службы системы электронного документооборота.